La comptabilité

Dans un premier temps, les chauffeurs de taxi ont beaucoup de responsabilités en matière de comptabilité. Ils doivent tenir le compte de leurs revenus et de leurs dépenses, ainsi que de leur kilométrage. Ainsi, cela leur permet de demander des déductions fiscales et de contrôler leurs dépenses professionnelles. En tenant de bons registres, les chauffeurs de taxi peuvent minimiser leurs obligations fiscales et gérer leur entreprise plus efficacement.

 

Les produits et charges de l’entreprise taxi

 

Dans un premier temps, un produit constitue l’ensemble des ventes effectuées pendant un exercice. Il englobe la facturation des services facturés et proposés à la clientèle et l’encaissement des produits divers liés à l’activité Taxi. Les produits sont des opérations créant une augmentation du résultat d’une entreprise et donc une augmentation de son patrimoine.

Les produits comprennent :

  • les produits d’exploitation hors taxe ou les ventes de services et prestations résultant du transport des personnes.

La recette comporte :

  • les sommes inscrites sur le compteur : la prise en charge, la facturation kilométrique ou horaire, les forfaits aéroports, les suppléments (réservation programmée, personne supplémentaires, les dessertes aux stations de ski)

Les suppléments sont décidés et calculés par le département.

ATTENTION, aucun supplément ne peut être appliqué pour les poussettes, fauteuils roulants, animaux et instruments de musique. En effet, vous êtes un commerçant, vous devez donc laisser bonne impression et vous montrer compréhensif.

  • Le service (facultatif) : Il s’agit la du pourboire, il n’est pas obligatoire par le client mais, s’il est donné, il doit être déclaré par le chauffeur de Taxi et inscrit sur le bulletin de la voiture.

 

Les subventions d’exploitation

 

 

Pour l’activité Taxi, la principale subvention d’exploitation, est la détaxe de carburant. Il s’agit de la récupération partielle de la taxe intérieure sur la consommation des produits énergétiques.

Cette subvention est versée par la direction générale des douanes.

De nombreuses modalités ont été mises en place depuis 2008 :

  • le Taxi devra remettre au service des douanes sa consommation réelle pour l’année écoulée.
  • le Taxi devra être inscrit au répertoire des métiers pour pouvoir prétendre à la détaxe.
  • l’actionnaire et le locataire bénéficient automatiquement de la détaxe (sur justificatifs), néanmoins il incombe au locataire de faire les démarches administratives pour pouvoir récupérer la détaxe.

 

La facturation

 

Tout d’abord, la facturation est un document établi par un entrepreneur, un commerçant ou un prestataire de service. Ensuite, ce document demande un paiement à la suite de la réalisation de la prestation, elle engage le client à régler le montant déterminé. Les factures sont obligatoirement établies à la réception ou à la finalisation d’une prestation avec un montant supérieur à 25 euros.

 

Les 4 rôles de la facturation 

 

  • Comptable : La facture fait office de justificatif, ce document sert à l’expert comptable pour établir les comptes annuels et pour effectuer la déclaration de la TVA de l’entreprise.
  • Commercial : La facture va officialiser l’achat d’un produit ou d’un service entre un vendeur et un acheteur.
  • Juridique : La facture à une valeur juridique contrairement aux devis, tickets de caisse… Ce document fera office de preuve de transaction commerciale en cas de litige.
  • Fiscal : La facture fait partie des pièces les plus importantes en fiscalité. Avec ce document, on contrôle l’impôt des entreprises.

 

Les mentions obligatoires

 

Il faut savoir que la facture doit obligatoirement etre faite en un minimum de deux exemplaires et doit obligatoirement contenir les mentions suivantes :

  • Date de la facture : date à laquelle la facture est émise.
  • Numéro de la facture : un numéro unique doit etre unique et établi dans un ordre chronologique et continue. Alors, une facture ne peut être supprimée. Par contre, la numérotation, peut, éventuellement se faire par des numéros de série distincts (par exemple le n° de l’année comme début de numéro de facture).
  • La date de la vente ou de la prestation de service : Date ou est faite la livraison du service ou du produit.
  • L’identité du vendeur ou du prestataire de service : L’identité complète doit contenir la dénomination sociale (nom de l’entreprise), adresse du siège social, adresse de facturation, le numéro de Siren ou Siret, le code NAF, la forme juridique et le capital (pour les sociétés), le n° de registre national du commerce et des sociétés et la ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation (pour les artisans).
  • L’identité du client/acheteur : Nom et prénom ou dénomination sociale (si entreprise), adresse du client (nom obligatoire pour un particulier), adresse de facturation si différente et l’adresse de livraison.
  • Numéro du bon de commande : Uniquement si la prestation ou les produits ont eu un bon de commande.
  • Numéro d’identification à la TVA (n° intracommunautaire) : Ceci est le numéro d’identification individuel attribué aux entreprises qui sont soumises à la TVA et domiciliée au sein de l’UE. Il faut savoir qu’il contient onze chiffres et permet de faciliter et de garantir les transactions commerciales, simplification des démarches auprès de la douane et suivi du remboursement de la TVA. De plus, le numéro intracommunautaire de TVA du vendeur et du client professionnel doit etre inscrit (seulement si ce dernier est redevable à la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150€.
  • La désignation et le décompte des produits et services rendus : Référence des produits, les matériaux fournis, la main d’oeuvre, dénomination précise des produits ou services, la quantité, le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA appliqué, les éventuelles remises ou autres rabais.
  • Le prix catalogue : Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
  • Le taux de TVA applicable : Il doit etre clairement notifié et il doit apparaitre de façon clair en face de chacun des produits ou prestations.
  • Réduction de prix : Les rabais, ristourne ou remises doivent figurer en bas de page et aussi etre en ligne individuelle notée de façon claire te précise.
  • Totale : Doit etre noté la somme totale à payer hors taxe et la somme totale toutes taxes comprises, les modalités de règlement, les indemnités de retard de paiement, le delai de paiement.

Concernant la facturation

 

La loi prévoit une amende de 50% du montant de la transaction totale lorsqu’une personne n’a pas respecté l’obligation de délivrance d’une facture ou d’un document. De plus, il existe également une amende pour un montant de 15,24€, en vue de sanctionner toute omission de mentions obligatoires sur la facture.

La durée de conservation des factures est de 10 ans selon l’article 16 du code du commerce, tous documents comptables ou pièces justificatives doivent bien etre classées et conservée durant toute cette durée. De manière fiscale, le délai est fixé à 6 ans. Les documents à conserver sont :

  • les livres comptables
  • les factures d’achat
  • les relevés bancaires
  • les déclarations fiscales
  • les déclarations de TVA

 

 

 

Le cahier de recette 

 

Le livre de recette et dépense correspond à l’enregistrement chronologique des recettes et des achats effectués par les entrepreneurs. D’ailleurs ce document est exigé pour tous les chefs d’entreprise bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise.

Le livre de recette peut sous la forme d’un agenda, un livret ou tout autre support validé par le comptable.

Ce livre de recette, reflétera au jour le jour les encaissements réalisés course par course. donc, il faudra inscrire la somme encaissée et la monnaie rendue (si le compte n’est pas donné par le client. En outre, pour les enregistrements comptables il faut bien différencier es trois modes de règlement (espèces, chèque ou carte bancaire).

Le livre de recette doit comporter les mentions suivantes :

  • date de l’encaissement
  • mode de règlement
  • kilométrage journalier
  • nombre de clients prit en charge
  • les cas particulier, par exemple le règlement de la course en différé

A chaque fin de journée, il incombera au Taxi de fermer sa caisse et de calculer la recette du jour.

Chaque jour sur le livre de recette, 6 totaux sont à mentionner :

  • le total des kilomètres professionnels de la journée
  • l’intégral des prises en charge de la journée
  • le total du compteur et les suppléments
  • règlements effectués en espèces
  • paiements effectués en chèque
  • les règlements effectués par carte bancaire

Les règlements qui seront effectués par espèces, représentent la recette caisse.

 

Le relevé de charges et de facture

 

D’abord, le relevé de charge, est, comme son nom l’indique, le relevé des charges et factures imputées au chauffeur de Taxi, un modèle peut lui être préconisé par con comptable, néanmoins il devra y figurer les mentions suivantes :

  • Dénomination social du fournisseur
  • Nom de la caisse pour les charges sociale (urssaf…)
  • Date de la facture
  • Montant TTC
  • Mode de règlement
  • Nombre de kilomètres parcourus au total
  • Kilomètres professionnels
  • Préciser le nombre de jours travaillés

Toutes les factures, quittances, bons de carburants ou tout autre justificatifs sont obligatoirement à joindre pour tous paiements. 

 

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